Externes Hinweisgebersystem
Verfahrensordnung zum externen Hinweisgebersystem der EGYM SE
Aus Gründen der Einfachheit und besseren Lesbarkeit wird in diesem Dokument auf die geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet. Sämtliche Rollenbezeichnungen gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter sowie für Menschen, deren Geschlecht nicht eindeutig bestimmbar ist, ohne dass damit eine Wertung verbunden ist.
1.1 Zweck
Die EGYM SE bekennt sich zu einem verantwortungsvollen, gesetzeskonformen und ethisch einwandfreien Handeln. Die Einhaltung aller geltenden Gesetze, internen Richtlinien sowie unserer Unternehmenswerte bilden die Grundlage unseres geschäftlichen Erfolgs und sind wesentlicher Bestandteil einer vertrauensvollen Zusammenarbeit mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden. Diese Grundsätze sind auch im Supplier Code of Conduct als verbindlicher Bestandteil unserer Lieferkettenverpflichtung festgeschrieben.
Um potenzielle Verstöße frühzeitig zu erkennen, zu untersuchen und geeignete Maßnahmen einzuleiten, stellt EGYM SE ein Hinweisgebersystem zur Verfügung. Dieses System ermöglicht externen Hinweisgebern in gutem Glauben und ohne Angst vor Benachteiligung Hinweise auf mögliche Rechts- oder Regelverstöße vertraulich zu melden.
Über das Hinweisgebersystem können insbesondere folgende Sachverhalte gemeldet werden:
- Korruption, Bestechung
- Menschen- und Arbeitsrechte, einschließlich Kinder- und Zwangsarbeit
- Diskriminierung, Belästigung
- Umweltverstöße
- Betrug, Diebstahl
- Verstöße gegen Wettbewerbsrecht
- Datenschutzverstöße
Mit dieser Verfahrensordnung werden die nach §8 LkSG erforderlichen Vorgaben umgesetzt. Sie regelt die Organisation und den Ablauf des Hinweisgebersystems, stellt den Schutz der Hinweisgeber sicher und wahrt zugleich die Rechte der von einer Meldung betroffenen Personen.
EGYM SE sieht das Hinweisgebersystem nicht nur als rechtliche Pflicht, sondern als Ausdruck unserer gelebten Unternehmenskultur. Offene Kommunikation, Transparenz und gegenseitiges Vertrauen sind die Basis, um Missstände zu verhindern, Risiken zu reduzieren und die Einhaltung unserer hohen Standards innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette sicherzustellen.
1.2 Geltungsbereich
Diese Ordnung gilt für Personen in der Lieferkette der EGYM SE (z. B. Lieferanten, Dienstleister, Subunternehmer), deren Beschäftigte oder beauftragte Personen.
2.1 Interne Meldestelle
EGYM SE hat eine interne Meldestelle eingerichtet, die unabhängig und streng vertraulich mit allen Hinweisen umgeht. Sie nimmt Meldungen über den zur Verfügung stehenden Kanal entgegen, prüft diese und leitet bei Bedarf geeignete Untersuchungen und Maßnahmen ein.
Eingehende Meldungen werden ausschließlich von autorisierten Personen eingesehen/bearbeitet und in einem zugangsbeschränkten, geschützten System verarbeitet.
2.2 Kontaktmöglichkeiten
Hinweisgeber können Meldungen über folgende Kanäle machen:
Per E-mail: whistleblowing@egym.com
Per Post:
EGYM SE Whistleblowing Office
Einsteinstraße 172
81677 Munich
Deutschland
3.1 Form der Meldung
Hinweise sollen so konkret wie möglich sein und folgende Angaben enthalten, soweit bekannt und zumutbar:
- Beschreibung des Sachverhalts
- Ort und Zeitpunkt
- Mögliche Beweismittel bei Hinweisen
- Betroffene bzw. potenziell geschädigte Personen(-gruppen)
- Namen möglicher Beteiligter
- ggf. Zeugen
3.2 Anonyme Meldungen
Hinweisgeber können anonym bleiben; jedoch kann die Weiterverfolgung erschwert sein, wenn Rückfragen nicht möglich sind.
3.3 Keine Untersuchung durch meldende Person
Aus rechtlichen und sicherheitstechnischen Gründen ist es nicht erforderlich, dass die meldende Person Verstöße selbstständig untersucht. Das Sammeln von Informationen zur Beweissicherung für die Meldung ist jedoch zulässig und kann eine gezielte und effiziente Untersuchung unterstützen. Dabei muss der Zugang zu und die Beschaffung von Informationen stets gesetzeskonform erfolgen.
Eingangsbestätigung | Die Meldestelle dokumentiert die eingehenden Hinweise und Beschwerden und bestätigt dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung innerhalb von 7 Werktagen, sofern Kontaktdaten vorhanden sind. |
Vorprüfung | Es wird geprüft, ob der Hinweis unter diese Verfahrensordnung fällt und ob ein konkreter Verdacht besteht. |
Untersuchung | Bei begründetem Verdacht erfolgt eine Untersuchung. Der Verstoß wird unter Hinzuziehung von Beweisen (z.B. Sichtung von Dokumenten, Gesprächen) untersucht und hinsichtlich möglicher Konsequenzen geprüft. |
Entscheidung/Maßnahme | Ist der Sachverhalt mit den erforderlichen Beweisen belegt, erfolgt eine Bewertung und Entscheidung über mögliche, auch rechtliche, Konsequenzen. |
Rückmeldung an Hinweisgeber | Insofern die Meldung unter Angabe der Identität des Hinweisgebers erfolgt ist, erhält dieser binnen 3 Monaten ab Bestätigung des Eingangs eine Rückmeldung über den Stand der Bearbeitung und der geplanten Maßnahmen. |
Abschluss | Der Fall wird dokumentiert und abgeschlossen; ggf. werden Lehren gezogen und Prozesse verbessert. |
5.1 Schutz aller Beteiligten
EGYM SE gewährleistet den Beteiligten der von der Meldung betroffenen Parteien größtmöglichen Schutz und Vertraulichkeit. Dies gilt sowohl für den Hinweisgebenden, die Beteiligten sowie bei der Aufklärung des Sachverhaltes Betroffene. Es gilt die Unschuldsvermutung bis ein Missstand, ein Vergehen oder ein Fehlverhalten zweifelsfrei nachgewiesen werden konnte. Es werden keine Maßnahmen zur Aufdeckung der Person vorgenommen, sofern eine Meldung anonym erfolgt ist.
5.2 Falschmeldungen und Verstöße
Der Schutz gilt nicht, wenn Meldungen vorsätzlich oder grob fahrlässig falsch und ohne konkrete Anhaltspunkte abgegeben werden. Gleiches gilt für Verstöße gegen die Vorgehensweise im Rahmen der Untersuchungen der gemeldeten Vergehen wie z.B. Manipulation von Beweisen, Vertuschung von Sachverhalten oder der Verletzung von Vertraulichkeitsvereinbarungen. Bewusste Falschmeldungen stellen einen Missbrauch des Hinweisgebersystems dar und können arbeitsrechtliche, zivilrechtliche oder strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
6.1 Dokumentation aller Schritte
Die Meldestelle dokumentiert jede Meldung sowie alle Maßnahmen und Entscheidungen nachvollziehbar und revisionssicher.
6.2 Aufbewahrungsfristen
Die im Zusammenhang mit der Meldung stehenden personenbezogenen Daten werden innerhalb von drei Jahren nach vollständigem Abschluss der im Zusammenhang mit dem Hinweis eingeleiteten Untersuchung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen oder eine längere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Dies ist z.B. im Fall der Klärung weiterer rechtlicher Schritte wie z.B. im Falle der Einleitung eines Disziplinar- oder Strafverfahrens möglich und erforderlich.
7.1 Vertraulichkeit der Identität
Der Hinweisgeber ist weder gesetzlich noch vertraglich dazu verpflichtet, personenbezogene Daten von sich bereitzustellen. Wenn eine Meldung ohne Preisgabe personenbezogener Daten gemacht werden möchte, ist dies auch anonym möglich.
Erfolgt eine anonyme Meldung, findet keine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten statt.
Entscheidet sich ein Hinweisgeber dazu, eine Meldung im Rahmen der vorliegenden Richtlinie unter Angabe seiner Identität und Kontaktinformationen einzureichen, werden die personenbezogenen Daten im Rahmen der Meldung sowie der Untersuchung ebendieser wie folgt verarbeitet.
7.2 Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Wird eine Meldung über den Kanal unter freiwilliger Angabe der Kontaktinformationen (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) eingereicht, werden die angegebenen bzw. mitgeteilten Daten zum Zweck der Überprüfung und Dokumentation der Meldung, für interne Ermittlungen (einschließlich der Weitergabe an (externe) Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger sowie an ggf. von der Meldung betroffene Konzerngesellschaften) und ggf. an staatliche Stellen (wie Polizei, Staatsanwaltschaft oder Gerichte) weitergegeben und verarbeitet.
Rechtsgrundlage für die vorbeschriebene Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. EGYM SE hat ein berechtigtes Interesse daran, Missstände in Unternehmen aufdecken und untersuchen zu können, Betrug und Fehlverhalten zu verhüten sowie Korruption und Straftaten zu bekämpfen. Dieses Interesse überwiegt regelmäßig die Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen, da die Verarbeitung erforderlich ist, um Hinweise wirksam prüfen und geeignete Maßnahmen zum Schutz der Integrität des Unternehmens und seiner Beschäftigten ergreifen zu können.
Der Hinweisgeber hat jederzeit das Recht, gegen die Verarbeitung betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Die personenbezogenen Daten werden dann nicht mehr verarbeitet, es sei denn, zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung sind nachgewiesen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.
7.3 Datenschutzrechte der betroffenen Personen
Alle im Rahmen des Verfahrens erlangten Informationen unterliegen dem Schutz der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie werden nur im erforderlichen Umfang verarbeitet und sind ausschließlich den Personen zugänglich, die diese zur Klärung des Sachverhalts benötigen.
Soweit die jeweiligen Tatbestandsvoraussetzungen vorliegen, steht dem Hinweisgebenden hinsichtlich der ihn betreffenden personenbezogenen Daten ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO; “Recht auf Vergessenwerden”), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) zu. Der Hinweisgeber hat zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch EGYM SE zu beschweren, wenn er der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.
Für die Geltendmachung der Rechte oder bei sonstigen datenschutzrechtlichen Anliegen steht der Datenschutzbeauftragte zur Verfügung. Der Datenschutzbeauftragte kann via E-Mail unter datenschutz@egym.de oder postalisch an die unten genannte Adresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ jederzeit bei datenschutzbezogenen Anliegen kontaktiert werden.
Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung im Rahmen der Nutzung des Hinweisgebersystems ist die EGYM SE, Einsteinstraße 172, 81677 München.
7.4 Verarbeitung personenbezogener Daten genannter oder betroffener Personen
Im Rahmen einer Meldung kann es vorkommen, dass Hinweisgebende personenbezogene Daten anderer Personen (z.B. von mutmaßlich beteiligten oder betroffenen Personen) angeben.Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Prüfung und Bearbeitung der Meldung verarbeitet.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. EGYM SE hat ein berechtigtes Interesse daran, gemeldete Sachverhalte sachgerecht zu untersuchen, Missstände im Unternehmen aufzudecken und geeignete Folgemaßnahmen einzuleiten. Dieses Interesse überwiegt regelmäßig die Interessen der betroffenen Personen, da die Verarbeitung erforderlich ist, um mögliche Rechtsverstöße aufzuklären, die Integrität des Unternehmens zu wahren und Folgeschäden zu verhindern.
Soweit sich eine Meldung auf Beschäftigte der EGYM SE oder verbundener Gesellschaften bezieht, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten zusätzlich auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG.
Die betroffenen Personen werden grundsätzlich gemäß Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert, sobald dies den Untersuchungszweck nicht mehr gefährdet. Eine vorherige Information kann unterbleiben, wenn berechtigte Interessen an der Vertraulichkeit der Meldung oder der Sicherung von Beweismitteln überwiegen.
Nach Abschluss des Verfahrens werden die betroffenen Personen informiert, soweit dem keine rechtlichen Gründe entgegenstehen.
